Känsliga uppgifter verkar bli läckt, vänster, höger och centrum nuförtiden. Du behöver bara titta på Wikileaks för att se hur information att komma in vissa händer kan påverka vissa institutioner. Jag använder ordet särskilt eftersom alla bör vara i drift etiskt och inte hålla tvivelaktiga affärer hemlighet (eller ens göra skumma affärer), så dessa händer är inte nödvändigtvis fel händer - även om alla har rätt till ett privatliv. Hur som helst, jag göra en utvikning.
Information blir stulen kan vara mycket farligt för ett företag, särskilt om denna information innehåller några känsliga uppgifter om anställda. Data Protection Act 1998 gör det straffbart att "förlora" uppgifter och det kan bära fängelsestraff och /eller böter med det. Detta kan ofta vara början på dina problem ändå. Till exempel om en bank förlorat uppgifter om kundens bankkonton, skulle detta inte bara vara dåligt för banken, men också för kunden är själva. Tjuvar kan själva använda dessa kunduppgifter eller ens sälja dem till dem som vill använda dem.
Detta problem har blivit mycket värre i den digitala tidsåldern. Tillbaka i dagarna av pappersarkiv, skulle det ha varit mycket svårt att enkelt komma undan med tusentals människors uppgifter - det skulle bara vara för tung! Det har blivit mycket lättare på grund av faktorer som trådlöst internet, förlorar USB-minnen och lämnar bärbara datorer eller hårddiskar på fel ställe. Det kan tyckas löjligt att någon medvetet bär känslig information kan låta den glida deras sinne om de lämnar sin bärbara dator någonstans, men det händer.
Det finns en gammal fråga, min vän brukade fråga mig: Om du hittat en miljon oavsett valuta i en resväska, vad skulle göra med det? Som de flesta människor skulle jag svara "lämna in den" och han brukade alltid svara "men om någon har råd att glömma och förlora en miljon, det väl inte kan vara så mycket pengar till dem". Hans svar inte har inslag av sanning i det, men även de mest förtroende-värdig välmenande människor kan göra misstag. Det bästa sättet att förhindra dessa misstag är att inte tillåta att situationen uppstå där det kan gå förlorad.
Många av de sätt att göra detta är mycket enkel och vissa inte. Här kommer jag att diskutera några i samband med ett kontor skydda sina anställdas detaljer. 1) Tåg anställda att ständigt ändra sina lösenord. De flesta som arbetar med datorer kommer förmodligen göra detta redan, men om inte, är det svårt att betona hur mycket av en effekt det kan ha. En av de första sät