*   >> läser Utbildning artiklar >> science >> computers

E-post Alternativ: Att använda ett extranät för online dokument Sharing

E-Alternativ: Att använda ett extranät för online dokumentdelning Omdömen

Omdömen

Varför är ett extranät bättre än e-post för att dela dokument? Svaret är enkelt: e-post är perfekt för en-till-en kommunikation, men inte idealiskt för grupper som sysslar med projektsamarbete. De flesta e-postprogram ger lite - om någon - effektivt sätt att prioritera dina meddelanden och bilagor. Allt kommer på samma ställe, i den ordning som det sändes. Med ett extranät, är alla dokument projektrelaterade automatiskt fångas i en mapp dedikerad till ett projekt.

Inte blandas med den senaste skämtet cirkulerar runt kontoret. Dessutom kan ett extranät hantera alla storlekar dokument. Med e-post, du riskerar stora bilagor som inte hade passerat genom företagets brandvägg. Dela en power point presentation med en grupp är ett perfekt exempel. Med e-post, måste du bryta presentationer till små delar, med varje avsnitt ansluten till en separat e-post. Sektionerna inte anländer samtidigt, och det kan vara ganska förvirrande för alla inblandade. Tänk dig att dela tre presentationer, vardera i 3 delar, till sex personer.

Det skulle vara nio e-post till sex personer. Femtiofyra meddelanden! Med hjälp av ett extranät kan presentationerna sändas samtidigt, alla intakta, automatiskt arkiveras i ett enda projekt mapp tillsammans med alla de andra material. Och alla har tillgång samtidigt. Många extranät göra det ännu enklare, med hjälp av automatiska e-postmeddelanden som informerar mottagarna att presentationerna är tillgängliga, och ge en kommentar funktion som gör att varje användare att dela sin point-of-view. Ett extranät försäkrar att viktiga dokument kommer till rätt plats, redo att ta emot svar.

Och det sätter relaterade dokument och meddelanden tillsammans. Budgeten, schema, strategisk plan, power point presentation, allas noter och kommentarer - de alla visas på samma sida. Ingen sortering igenom en lång lista med orelaterade e-post. En sista punkt. Många extranät är säkrade med 128 bitars kryptering, samma skydd som används för att skydda finansiella transaktioner. E-post, däremot, kan landa i någons händer, vilket är OK om du skickar den senaste skämt, men inte alls roligt när det gäller sekretessen av dina viktigaste dokument.

Omdömen

Copyright © 2008 - 2016 läser Utbildning artiklar,https://utbildning.nmjjxx.com All rights reserved.