Betydelsen av Document Imaging för dokument och protokoll förvaltning Omdömen I branscher som hälsovård och försäkring, är enorm i volymen av pappersdokument som genereras i verksamheten volym. En stor del av dessa pappersdokument måste också lagras som poster för företag och efterlevnad purposes.The lösning av tidigare dagar, för att sortera pappersdokument, arkivering dem i pappersmappar, och lagra mapparna i arkivskåp, skulle vara mycket impractical.An armé av arkivering kontorister skulle behövas för att sortera, fil och lagra pappersdokument.
Många viktiga dokument är ganska troligt att arkiverats fel och bli "spårlöst". Arkivering rummet kommer sannolikt att vara en kaotisk plats med överfulla contents.To hämta ett papper, kan människor måste dra ut ett antal filer, gå igenom många (eller alla) av dem, och i slutet, kanske dokumentet inte vara finns på all.Many av handlingarna kommer sannolikt att vara i dålig fysisk kondition även från början. Lagras i ovanstående villkor, de är också sannolikt att bli helt oläsliga och useless.It s i detta sammanhang att Document Imaging blir betydande.
Dokument skannas och bearbetas med OCR omedelbart eller strax efter mottagandet. Med dagens avancerade skannrar och OCR-teknik, kan utmärkta bilder av ens oläslig pappersdokument erhållas och data kan valideras, formateras och lagras under relevant categories.It då blir möjligt för personalen att få tillgång till handlingar utan att flytta från sina arbetsstationer. De kan hämta alla elektroniska dokument i minuter från systemets central server, även om de är belägna i en avlägsen office.
In en miljö där systemet på ett tillförlitligt sätt säkerställer att alla pappersdokument skannas och behandlas vid mottagandet, kan personalen även strimla pappersdokument när de är klara med det. En sådan fragmentering skulle spara på arbetsmarknaden, utrymme och andra kostnader för lagring av pappersdokument i arkivskåp i ett arkiv rum.Detta ny miljö