Document Management är idén om hur man ska hantera dokument på ett bra sätt för att kunna lätt hitta dem, hitta information i dem, spåra ändringar i dokument, dela dem med andra människor och fortfarande bara visa dem för de människor som ska kunna se dem. Ingår i säkerhetsdelen är också att kunna styra vilken typ av informations andra ska se och om de skulle kunna ändra innehållet i dokumentet. Omdömen
I förbi alla handlingar på papper och lagras i säkra platser där endast personer med rätt till de handlingar som hade nycklarna till. Det kan vara någon form av arkivskåp.
Denna metod används fortfarande på vissa ställen, men oftast är det kombineras med att ha dokumenten i någon form av Document Management System, ibland förkortat DMS. I början dessa kallades Electronic Document Management Systems (EDM). Omdömen
Idag kan du hitta dokumenthanteringssystem som är speciellt används för dokumenthantering, men det finns en hel del samarbete programvara eller projektledning programvara som innehålla en hel del den funktionalitet som behövs i många företag.
Detta gör det ännu svårare att hitta vad du söker eftersom du har möjlighet att installera ett system med flera syften. Omdömen
Det finns en mängd olika funktioner som du kan få med ett dokumenthanteringssystem och det är därför viktigt att du tänker igenom vad du behöver Omdömen
Vissa områden du behöver tänka på är:. Omdömen
* Säkerhet Omdömen
Säkerhet är vanligen mycket viktigt för de flesta företag och de flesta dokumentation .
Det finns olika typer av säkerhet som måste övervägas. Omdömen
Den första är den yttre säkerhet.
Med nedanstående krav på tillgänglighet är det viktigt att ställa in systemet på ett sätt så att utomstående inte kan ta del av de handlingar som du inte vill dela. Omdömen
Den andra är den inre säkerheten. Detta är oftast lite mer besvärlig eftersom du vill överväga flera krav. Omdömen
Det är vanligt att man vill ha dokument som är tillgängliga för alla människor i en avdelning, men bara ett fåtal av de människor ska kunna att ändra informationen. Det är också vanligt att man vill ha privata dokument för en person som inte borde vara tillgänglig för någon annan.
Omdömen
Att skapa den organisatoriska strukturen för dokumenthanteringssystemet är viktigt innan man beslutar om vilka krav du har. När du går igenom organisationen och hur dokument ska nås och användas av alla som du kommer att förstå mycket mer om hur du vill att systemet s