* Samarbete Omdömen
Ett av syftena med dokumenthantering system är att förbättra samarbetet och har folk ändra dokumentet och enkelt se den senaste versionen av dokumentet. Omdömen
Så, hur vill du att det ska fungera? Vill du att alla ska kunna ändra dokumentet samtidigt eller vill du ha en i taget lägga till sina ändringar? Omdömen
Det första alternativet är oftast ganska knepigt, men det finns några dokumenthanteringssystem som kan gör det här. Den andra lösningen är enklare och har funnits länge.
Vad som vanligtvis händer är att du "checka ut" dokumentet för att göra ändringar. Du låser då dokumentet för någon annan att ändra. De kommer dock att kunna se den tidigare versionen av dokumentet (den mest uppdaterade som finns i systemet). När du är klar med att ändra det dokument som du "checka in" det ändrade dokumentet för att göra det synligt för alla. Omdömen
* Tillgänglighet Omdömen
Hur ska du kunna komma åt dokumenten? Detta är en knepig fråga eftersom du kanske vill kunna arbeta med dokument när du är ute och reser och inte har tillgång till Internet.
Vissa företag är nöjda med att ha dokumentet endast tillgänglig på nätet och om du vill ta hem kan du göra en kopia till din dator och visa den offline. Om du vill göra ändringar i det du gör det på nätet. Men det finns också några företag som behöver kunna hantera möjligheten att också ändra dokumentet offline. Omdömen
* Dokument format
Vilken typ av dokument vill du kunna ha i dokumenthanteringssystemet och hur vill du att de ska hanteras? Omdömen
Vissa system ger dig möjlighet att arbeta i systemet för alla ändringar i ett dokument.
Vissa system öppnar själva mjukvaran att arbeta i, till exempel MS Word. Det är viktigt att du tänker på hur du vill att det ska fungera. Detta är också viktigt när man tittar på nästa punkt, hur man ska kunna söka och hitta det dokument du letar efter. Omdömen
* Möjlighet för att söka Omdömen
Du måste tänka på hur man ska vara kunna söka efter i dokumentet. En lösning är att skapa metainformation om dokumentet och anslut informationen så att den är lätt att hitta. Ett annat sätt är att kunna söka efter titel, författare och sammanfattning. Detta är emellertid också vara metadata.
Omdömen
Ett annat sätt är att kunna göra fritextsökning genom ett dokument. Detta är lite svårare om du tillåter för alla filformat, men det finns några riktigt bra dokumenthanteringssystem som kommer att kunna hjälpa dig d