Eftersom det är så enkelt att skicka en e-post, en del människor tenderar att inte behandla e-post som formell dokumentation. Ett e-post har samma värde som ett brev. När du skickar ett e-postmeddelande, vad som är skrivet kan användas som bevismaterial i ett rättsfall, är det därför klokt att omtolka vad som skrivs på e-post innan du skickar till den avsedda destinationen.
När du skriver ett e-postmeddelande, bör innehåll vara klart så att den som läser den kommer att veta hur e-post handlar om. Ibland e-post lämnas med innehåll som inte gör någon mening alls.
Om innehållet inte är klart, kommer tid till spillo eftersom den kan behöva omprövas av avsändaren. Korrespondens ska skrivas utan stavning eller grammatik misstag så innan du skickar, är korrekturläsning ett måste.
När du skickar e-post är det att komma ihåg att de kan vidarebefordras till tredje part som visar allt innehåll och tidigare avsändarnamn. Därför måste särskild uppmärksamhet ägnas åt e-innehåll och mottagarnas adresser.
All information som finns som inte är avsedd för allas ögon, vilket kan inkludera skadliga innehåll på grund av dåligt språk, kritisera andra anställda eller ledning, elakt skvaller eller censurerade uppgifter bör inte lämnas. Sådana ämnen kan ge avsändaren stora problem, särskilt om e-post kommer att sluta i chefens inkorg. Det har varit anställda som har fått sparken från sina jobb på grund av e-postmeddelanden som slutade på en oavsiktlig destination antingen av misstag eller på grund av vidarebefordran av tredje part.
Eftersom det finns företag som håller alla medarbetares korrespondens i huvudservern, bör interna e-postmeddelanden övervägas noga innan du skickar. Även om det är acceptabelt att interna e-post är mindre formella än dem som tillhandahålls externt, vara försiktig med vad som skrivs. Även tonen i e-postmeddelandet bör övervägas innan du skickar eftersom det har varit mottagna e-postmeddelanden som missförstådda och kaos följde särskilt när är avsändaren är arg.
E-post har blivit en del av vardagen men de är inte spel och som sådan bör behandlas med försiktighet innan du skickar. Omdömen