Den visst kontrakt kan även gå förlorade till competitor.Retrieval kan verkligen vara långsam om dessa hålls som pappersdokument som sparas i pappersmappar som lagras i arkivskåp vid inlämning rum på flera geografiska platser, som sannolikt kommer att vara fallet för en globala företag. Distribuerad tillgång till handlingar
Ett stort problem med pappersbaserade kontrakt är att det är svårt för andra kontor att hänvisa till det.
Om ett annat kontor eller huvudkontoret advokat som behövs för att granska det avtal, kommer kontoret ursprung måste faxa det till dem, eller skicka originaldokumentet, eller tillgripa något annat liknande förfarande. Alla dessa innebär att lokalisera kontraktet bland de många pappersdokument som lagras i filen Room.A Document Imaging lösning hjälper organisationer i en sådan situation. De pappersdokument kan omvandlas till elektroniska bilder och bearbetas ytterligare för att göra dem till maskinläsbara textdokument. Nästa är stegen indexering och metadata skapande.
Handlingar kommer att ha metadata som taggar och korta innehåll sammanfattningar knutna till them.The elektroniska dokument kan lagras i en central server som kan sökas av behöriga personer från var som helst, under förutsättning att de har tillgång till Internet. Detta skulle verkligen distribueras tillgång, skiljer sig mycket från den tidigare besvärlig process. Säkrare Lagring av pappersdokument
Med enkel tillgång ges till de elektroniska bilder av originaldokument, skulle det vara bara vid sällsynta tillfällen att den ursprungliga pappers dokument skulle behöva nås.
Detta gör det möjligt att lagra dessa i en separat, specialiserad anläggning som kan vidta försiktighetsåtgärder mot skador på papper från exponering för environment.A specialiserade anläggningen kan också hantera oförutsedda frågor som lagringstider och förstöring av de dokument som har avslutat sin lagringsti