En kontorist sorteras alla dokument till lämpliga fack, och senare tog ut innehållet från varje hål och införas dem i lämplig folders.At i slutet av sessionen var mapparna åter tas i relevanta arkivskåp. I ett stort kontor, kanske ett hundratal arkivskåp behövas för att rymma alla papper och en tillräckligt stor fil utrymme behövdes för att tillgodose ansökan cabinets.That var den typiska lagrings scenario i en tidigare epok (och kan fortfarande vara i lite gammaldags kontor). Ange Datorer och Document Imaging Omdömen Med ankomsten av datorer, kan volymen av papper minskas.
Kopior av dator skapade dokument kan skrivas ut och när det behövs, och det fanns inget behov av att använda flera kopior när du skriver ett dokument (och lagra dem tills det behövs) .Networked system möjlig flera avdelningar för att hänvisa till dokument som lagras i en central server och minskat behovet att skriva ut dokument för att skicka till andra departments.The Internet kan minska pappersvolymerna ytterligare. Korrespondens kan ske genom e-post och svar kan lagras på datorns itself.Document imaging och Enterprise Content Management System förändrat hela scenariot dramatiskt.
Pappersdokument kan omvandlas till elektroniska dokument, och integreras i företagets content.With det förtroende som elektroniska kopior (och säkerhetskopior) är tillgängliga om det behövs, mycket av den ursprungliga pappersdokument kan fragmenterade en gång gjort med. Endast de handlingar som måste bevaras under någon lag eller som kan behövas för tvister, som behövs för att bevaras i filen rooms.With ökande acceptans av elektroniska dokument som rättsliga bevis, papper kan förstöras i ännu högre grad.
Resultatet blev att tiotals eller hundratals arkivskåp kan skrotas och dyra filen rumsutrymmet kan användas för mer produktiva ändamål. Förhållandet mellan Document Imaging och lagringskrav dramatiskt markerat. Lower Lagring Krav Me