Dokumenthantering: hämtning Issues

ange unika ord som brev kan innehålla och be din e-postprogrammet (med en sökfunktion) för att hitta den bokstaven. Matchar din sökning med dokument: Sekreteraren kan fråga dig om det var den skrivelse under den första veckan eller tredje veckan som du vill. E-postprogrammet kan få upp en lista över e-post som innehåller orden du angett. Det rör sig här är ett försök att matcha din förfrågan med dokumentet. Du kanske måste förfina frågan genom att ange ytterligare kriterier innan du får exakt vad du vill (om den finns).

Ranking Dokument i Order of Relevans: Till skillnad från din sekreterare, kunde databaser inte begära ytterligare förtydliganden för att identifiera exakt vilka dokument du vill. Istället listar samtliga handlingar i deras index som matchar din sökning på något sätt. Det skulle då bli nödvändigt att rangordna dessa dokument i en ordning av betydelse. Sökmotorer har algoritmer för att bedöma relevansen av dokument till särskilda frågor och sedan visa dem i den order.Until någon gång sedan, sök ansökningar var normala bara på Internet.

Dessa dagar, dessa program är tillgängliga även för fristående datorer, för att inte nämna ditt företag intranet.With hjälp av dessa program kan du hitta vad du vill, utan att störa din sekreterare. Hastigheten för att få det dokument du vill blivit ojämförligt faster.Structured QueryingStructured fråge skulle kunna hjälpa processen av dokument hämtning för att vara både snabbare och mer meningsfullt. Ett e-postprogram med sökmöjligheter är ett bra exempel på strukturerade sökfunktionen.

Du kan ange namnet på avsändaren eller mottagaren och datumintervall, som tillägg till eller i stället för specifika ord i innehållet i e-postmeddelandet. När det gäller allmänna sökningar också kan du begränsa din sökning genom att förfina din search.Spending lite tid på att förfina din sökning kunde resultera i mycket högre sökning productivity.Your Dokumenthantering SystemAll system god dokumenthantering skulle ha möjlighet att göra det möjligt effektiv hämtning av dokument som lagras. Tid för att lära sig att använda hämtning verktyg skulle vara tid bättre än väl spenderade.

I slutändan bör din dokumenthanteringssystem spara tid och energi genom att ge dig snabb och enkel tillgång till dina dokument Omdömen