Innan du skannar kan ske, skulle användarna måste identifiera sig till system.These snabba och säkra transporter av pappersbaserad information till arbetsflöden kan hjälpa organisationer att effektivisera sin e-Business processes.Digital Document Imaging kan göras på ett distribuerat sätt med informations papper som fångas vid punkter av ursprung. Denna information, en gång fångade och flyttade till innehålls förråden, blir tillgänglig för alla i företaget med tillstånd att komma åt innehållet.
Digital Document Imaging och Åskådare processer Review, Digital Document Imaging innebär skanning pappersdokument och utmatning av en digital bild i ett standardformat såsom JPEG. Textbaserade dokumentbilder som erhållits på detta sätt skulle sedan omvandlas till maskinläsbart dokument med hjälp av teknik som OCR och ICR.Once maskinen kan läsa textinnehållet, är det möjligt att skapa metataggar för varje dokument och indexera dem för senare fråge och retrieval.Documents sedan kategoriseras enligt gällande praxis klassificering och skickas till gällande repository.
It är i detta skede att pappersbaserad information blir en del av elektroniskt arbetsflöde, gör det möjligt för personer som befinner sig var som helst i företaget för att få tillgång till information och användning det för beslutsfattandet. Sådan tillgång är möjligt från var som helst i världen, förutsatt att användaren har en Internet-anslutning och myndighet att komma åt information.Digital Document Imaging och efterföljande behandling gör pappersdokument del av företagets content management system.
Information i pappersform är mindre sannolikt att vara tillgängliga som beslutssupportinformation. Även om det var utbudet av tillträde skulle vara geografiskt limited.No stort företag idag kan förbli konkurrenskraftiga om det försöker hantera flödet av information med hjälp av traditionella papper /mapp /arkivering skåp /f