Med bra möte dokumentation skapar värde för dig själv, ditt team och dina kunder. Precis som alla andra typer av dokumentation, mötesprotokoll blir en post som du kan använda för olika affärsbehov. När du skapar mötesprotokollet, är det viktigt att ta så många anteckningar som du eventuellt kan. Du bör notera människors åsikter, funderingar eller frågor, men viktigast bör du skriva ner de beslut som fattades. Omdömen
Dina mötesprotokoll bör följa strukturen i agenda, som normalt skickas till alla mötesdeltagare.
Mötet dagordning Omdömen
Varje möte ska börja med en dagordning. Medan en dagordning är inte absolut nödvändigt, är det en mycket bra idé att planera i förväg vad mötet kommer att handla om. En välplanerad agenda sparar tid och ger en mer produktiv diskussion. Omdömen
Du bör skicka ut dagordningen för mötet i förväg, så att du informera övriga parter vad mötet handlar om. Lämplig tidpunkt när man ska skicka dagordningen för mötet kommer att variera beroende på dina mötesdynamik.
Vanligtvis är det bäst att skicka dagordningen en dag eller två före mötet, men ibland ett par timmar i förväg fungerar bra också. Omdömen
Om någon av dina dagordningen kräver förberedelsetid från dina mötesdeltagare, är det alltid bättre att skicka mötets dagordning tidigare snarare än senare. Omdömen
Om du är osäker på när du ska skicka dagordningen för mötet, kan du överväga att skicka det flera gånger. Till exempel, skicka agendan en gång tidigt, med tillräckligt med förberedelsetid innan mötet, och sedan skicka den en gång till närmare till mötet som en påminnelse.
Omdömen
När du skickar ut dagordningen för mötet är alltid informationsmötet, såsom mötesplatsen, datum och tid, ring-in nummer eller videokonferenser länkar och lösenord. Omdömen
Skriva mötesprotokoll
Dina mötesprotokoll är en del av din projektdokumentation, och därför du bör även behandla dem som sådana. Du bör hålla så mycket data som möjligt och organisera mötesmaterial väl. Det finns flera saker som bra mötesprotokoll måste ha: Omdömen
a) Datum och plats för mötet, tillsammans med annat bifogat informationsmöte.
Det kommer att finnas tillfällen då du behöver för att gå tillbaka och hitta information om ett möte som hände ett visst datum. Omdömen
b) Närvaro. Med mötesnärvaro är mycket viktigt, särskilt när det finns ansvar inblandade. Med närvaroinformation som du kan alltid se vem som var närvarande när besluten togs, eller när vissa frågor di