c) mötesanteckningar. Skriv så mycket du kan om vad som sägs, beslutade eller omröstning. Oroa dig inte för dina anteckningar struktur eller textformatering medan du skriver. Fånga så mycket data som möjligt. Senare när mötet är över, spendera lite tid att ordentligt formatera mötesanteckningar text. Omdömen
d) Action objekt. Om det finns en åtgärd, en att göra, eller en uppgift, som behöver göras av någon, skriva ner det och ta del av alla tidsfrister i samband med verksamheten posten.
Det är en bra idé att ha åtgärds artiklar skrivna separat, och för att undvika att blanda dem med sammanträdesprotokollen. Människor tenderar att skumma över anteckningar text och din åtgärdspunkter bör stå i rapporten. Ett annat sätt att göra åtgärdsposter väl synlig är att sätta åtgärdspunkter text (eller ägaren och förfallodagen information) i fetstil. Omdömen
E-posta mötesprotokoll
När du är klar med att skriva , provtryck och formatera mötesprotokoll ska du skicka ut dem till mötesdeltagarna.
När du skickar mötet minuter omfatta alla deltagare, även de människor som inte deltog. Protokollet är av stort värde för människor som inte kunde delta vid mötet personligen. De kan svara på protokollet med kommentarer eller ställa frågor om klargöranden. Om diskussionen utvecklas när du skickar första minuterna, se till att alla synpunkter och beslut som händer offline läggs till dina mötesanteckningar. Omdömen
Det är oftast bäst att skicka ut mötesprotokoll senast två dagar efter mötet är över.
Om din mötesprotokoll innehåller brådskande åtgärdspunkter, ska du skicka protokollet så snart som möjligt. Detta gör att du kommer att möjliggöra ett lämpligt svar från åtgärdsägarna. Omdömen
Organisera din mötesprotokoll
Hantera mötesprotokoll effektivt kräver att skapa en god journalföring systemet, där du enkelt kan hämta dokumentation du behöver vid en senare tidpunkt utifrån olika lookup kriterier. Omdömen
Ett enkelt sätt att skapa ett möte minuter ledningssystem är att använda en kombination av mappar och ordbehandlare dokument.
Till exempel kan du skapa en mapp för var och en av de återkommande möten som du har, och i var och en av mapparna spara en tom mall ordbehandlingsdokument med det faktiska informationsmötet. Din informationsmötet bör omfatta deltagarnas namn och e-post, tillsammans med mötesplatsen och utrycknings i antal. I din tom mall dokument, lägga till sektioner för den dag möte, närvaro, sammanträdesprot